기업부설연구소·연구전담개발부서 설립 신고제도는 일정 요건을 갖춘 기업의 연구개발전담조직을 인정함으로써 기업 내 독립된 연구조직을 육성하고, 인정받은 연구소와 전담부서에 대해서는 연구개발 활동에 따른 지원혜택을 부여해 연구개발을 촉진하는 제도다.
세액공제 등 조세지원과 관세지원, 인력지원, 자금지원, 기술지원 등 다양한 혜택이 있다. 기업부설연구소·연구전담개발부서로 인정받기 위해서는 기업 규모 및 특성에 따라 연구전담 요원과 독립된 연구공간 시설을 확보해야 하는데, 이러한 요건을 갖춰 설립했다고 모든 의무를 다한 것은 아니다.
블록체인 기반 연구노트 시스템 ‘구노(GOONO)’를 개발한 레드윗(ReDWit)의 김성래 연구원은 ‘기업부설연구소를 위한 연구노트의 모든 것’을 주제로 한 최근 세미나에서, 기업부설연구소 제도는 일정 요건을 갖춘 상태에서 신고 후 인정하는 체계로 설립보다 사후관리 및 현지 실사에 대한 준비가 매우 중요하다고 강조했다. 정부의 사후 조사결과, 연구개발 활동 수행여부 및 설립요건이 충족되지 않을 경우 정도에 따라 벌금부과, 강도높은 세무조사 실시, 혜택에 대한 환수 조치 및 추징이 진행된다는 것이다.
매년 4월 실시되는 연구개발 활동조사는 사후관리 및 지원정책 발굴을 목적으로 하는 필수 준수사항으로 조사 결과내용이 부실할 경우, 직권취소의 가장 커다란 사유가 될 수 있다. 주요 조사항목은 ▲기업의 휴, 폐업 여부 ▲2년 이상 변경신고 안한 기업에 대한 설립인정요건 및 연구개발활동 여부 확인 ▲연구활동보고서 제출의무 미시행 기업에 대한 연구개발활동 여부 확인 ▲연구실적이 없는 기업에 대한 연구개발활동 여부 확인 ▲신고내용과 제출서류를 통한 실제 운영상태 확인 등이다.
특히 신규로 설립했거나 최근 변경사항이 발생할 경우 인정요건에 맞춰 운영과 관리를 하고 변경사항이 발생한 경우에는 14일 이내 변경신고를 해야한다.
◇연구과정 및 성과를 기록한 연구노트=레드윗에 따르면, 지난 5년 간 1만5894개의 기업부설연구소가 직권취소됐다. 직권취소 사유를 살펴본 결과 연구수행 자료의 부실함 및 기록, 관리 미이행(연구노트 미작성)으로 인한 준수사항 위반이 가장 많았다.
김성래 연구원은 기업부설연구소를 운영하는 기업은 반드시 관련 규정을 숙지하고 사전 대비하는 것이 필요하다고 했다. 조세특례제한법 시행령, 시행규칙에 따르면 연구 및 인력개발비에 대한 세액공제를 받는 기업부설연구소는 연구개발계획서, 연구개발보고서 및 연구노트 등 증거서류를 작성하고, 해당 과세연도의 종료일로부터 5년 동안 보관해야 한다. 또, 국가연구개발사업 연구노트 지침에 따라 2021년부터 국가 R&D를 수행하는 경우에도 연구노트 작성은 의무화 돼 있다.
김 연구원은 “연구노트는 연구자의 일기로, 연구 기획부터 계획, 과정, 결과, 성과 등 전 과정에서 관찰과 실험을 통해 얻은 데이터와 결과를 가공하지 않고 순수하게 기록한 1차 기록물이자 원자료”라고 정의했다. 연구자가 연구수행의 시작부터 연구개발 결과물의 보고, 발표 또는 지식재산권 확보 등에 이르기까지의 연구과정 및 성과를 기록한 자료인 것이다.
이렇게 만들어진 연구노트는 연구실 및 회사 내부적으로 인수인계 혹은 선행 실험의 재연 등에 활용할 수 있으며 중간보고서, 회의자료, 나아가 특허출원 논문, 기술이전에도 적용이 가능하다.
◇구체적이고 상세하게, 위·변조 없이 작성=연구노트는 수기로 작성하기도 하며, 최근에는 전자연구노트가 많이 활용된다. 연구노트에는 연구와 관련된 모든 것을 포함해야 하며, 제3자가 연구노트를 통해 해당 연구를 재현할 수 있도록 구체적이고 상세해야 한다.
연구노트에는 ▲연구계획, 발명의 착상, 연구의 목적, 방법 및 예상 결과 ▲사용재료, 장비, 유기물, 측정조건 등 상세 기록 ▲연구과정 실험절차 기재 ▲실험 중 경과, 상황 등 바로 기록 ▲실험 결과를 시간 변화 순으로 기록, 구체적 조작 기록 ▲실험 달성, 가설 실증 여부 등 고찰(의견) 작성 등의 내용이 들어간다. 또한 연구 과정이나 실험 절차도 기재하는 것이 좋으며, 시간 변화 순으로 기계 조작을 한 경우라면 구체적인 조작 기록과 개인적인 의견을 첨부해 작성할 수 있다.
정부에 제출한 연구노트가 종종 연구노트로 보기 어려워 보완이 필요하다는 답변을 받는 경우도 있다. 국가에서 규정하는 연구노트의 형식을 맞추지 않은 경우나 결과물의 과정으로 보기에는 충분한 내용이 없다고 판단되는 경우다.
레드윗은 연구노트 심사는 해당 기업이 몇 장을 냈는지를 체크하는 것이 아닌 연구노트를 통해 과제를 잘 진행하고 있는지, 어디까지 진행되고 있고, 어떠한 시도를 했는지를 확인하는 절차이므로, 기업의 개발과정에서 필요했던 과정을 위조, 변조없이 객관적인 사실만을 상세하고 정확하게 기록하는 것이 좋다.
김 연구원은 “연구노트의 작성과 제출은 기업부설연구소 운영기업이나 정부과제 참여자의 의무이기도 하지만, 단순히 서류에서 끝나는 것이 아니라 기업의 기술을 지키는 방어장치가 되기도 한다”며, 연구노트를 꾸준히 작성하고 관리할 것을 추천했다. 중기이코노미 채민선 기자