근로기준법(이하 근기법) 개정으로 2021년 11월19일부터 임금명세서 교부가 의무화됐다. 제도가 시행된 지 2년 가까이 됐음에도, 여전히 일부 사업장에서는 임금명세서를 작성하고 교부하는데 어려움을 토로하고 있다.
언급한 바와 같이 2021년 11월19일부터 사용자는 ‘임금을 지급하는 때’에 근로자에게 임금명세서를 교부해야 한다. 임금명세서에는 성명 등 근로자를 특정할 수 있는 정보, 임금의 구성항목·계산방법, 공제내역 등의 기재사항이 포함돼 있어야 하고, 서면 또는 ‘전자문서 및 전자거래기본법’(이하 전자문서법)에 따른 전자문서로 교부해야 한다.
‘기재사항’과 ‘교부 방법’으로 구분해 살펴보면, 우선 근기법과 그 시행령에서 정하고 있는 필요적 기재사항이 있다. 임금의 구성항목·계산방법, 공제내역과 근로자를 특정할 수 있는 정보, 임금지급일, 임금총액 등이 이에 해당한다.
첫 번째, 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보를 기재해야 한다. 근로자를 특정할 수 있다면 성명만을 기재해도 무방하나, 그 외에도 생년월일이나 사원번호, 부서 등을 함께 기재해 근로자를 특정할 수 있게 함이 보다 바람직하다.
두 번째, 임금지급일(정기지급일)과 임금총액이다. 이 중 임금총액은 근로소득세나 4대보험료 근로자부담분 등을 공제하기 이전의 임금총액, 통상 이야기하는 ‘세전 임금총액’을 뜻하며, 고용노동부는 공제 이후 실지급액을 함께 기재하는 것을 권장한다.
세 번째, 임금 구성항목별 금액과 계산방법이다. 기본급을 비롯한 각종 수당(연장·야간·휴일근로수당, 가족수당, 식대 등), 상여금 등 임금을 구성하는 항목 전부에 대해 그 명칭과 금액을 기재해야 한다. 여기에는 임금 항목별 금액의 계산방법이 포함돼야 한다. 다만, 모든 임금 항목에 대해 산출방법이나 산출식을 기재할 필요는 없고, 출근일수나 시간 등에 따라 금액이 달라지는 항목에 한해 계산방법을 기재하면 된다.
계산방법을 기재하는 경우 근로자가 바로 알 수 있도록 구체적인 수치가 포함된 산출식이나 지급요건을 적는 것이 일반적이다. ‘연장근로수당 165,000원=10시간×11,000원×1.5’는 연장근로수당에 대한 산출식이다. 실제 연장근로 시간 수에 통상시급을 곱하고 1.5배 가산(5인 이상 사업장에 한함)해 계산된 것이라는 점을 확인할 수 있으면 충분하다.
마지막으로 근로소득세나 사회보험료 근로자부담분, 또는 기타 명목으로 임금의 일부를 공제한 경우에는 그 항목과 금액을 기재해야 한다. 다만, 근로소득세나 사회보험의 경우 관련 법령에서 그 요율 등을 정하고 있으므로 계산방법을 기재하지 않아도 무방하다.
다음은 교부방법이다. 임금명세서는 서면 또는 전자문서로 교부해야 하는데, 근기법에서 별도로 그 형식을 규정하고 있지는 않기 때문에 근기법 및 그 시행령에 정해진 기재사항을 적은 문서(전자문서 포함)라면 임금명세서에 해당한다.
여기서 ‘전자문서’란 정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 정보를 의미한다. 전자문서로 임금명세서를 작성하는 경우 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템상 전자문서 생성 전용프로그램(한글, PDF 등)이나, 별도 시스템을 활용해 작성하면 된다. 이 경우 추후 분쟁을 방지하기 위해 일방이 임의로 임금명세서를 수정할 수 없도록 읽기전용문서로 교부함이 바람직하다.
전자문서에 의한 임금명세서 교부 여부는 아래와 같이 판단한다.
▲사내 전산망에 임금명세서를 올리는 경우, 근로자가 개별적으로 부여받은 아이디로 로그인해 자유롭게 열람하고 출력할 수 있는 때에 한해 교부한 것으로 인정된다. 교부 시점은 임금명세서가 ‘입력된 때’가 된다.
▲이메일, 문자메시지, 카카오톡 등 메신저로 임금명세서를 발송할 수 있으며, 이 경우 ‘발송된 때’에 임금명세서를 교부한 것으로 본다. 다만, 해당 내용이 도달(수신)됐는지 확인할 필요가 있다.
위 내용을 참고해 법 기준에 맞는 임금명세서를 작성·교부해야 한다. 그리고 이를 통해 추후 임금 체불 등과 관련한 불필요한 분쟁을 예방하고, 혹여 분쟁이 발생하더라도 신속하고 용이하게 해결할 수 있길 바란다. (중기이코노미 객원=노무법인 원 이종호 노무사)
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